ビジネスメールを書く際には、通常、一通のメールに一つのテーマを持たせることが推奨されています。
とはいえ、一つのメールで複数のテーマに触れる必要がある場合もありますね。
どのように書けば、相手に内容を効果的に伝えることができるのでしょうか？
この記事では、ビジネスメールでテーマをスムーズに切り替えるための表現方法についてご紹介します。
ビジネスメールでのテーマ切り替えテクニックと接続詞の使い方
テーマを変えて新しい内容に触れる際、主に以下の三つのアプローチが考えられます。
- 「別件ですが」や「話は変わりますが」といった直接的な表現で伝える方法
- 接続詞を利用して自然に話題を移行させる方法
- メールの冒頭で、複数のテーマを明確に提示する方法
それでは、それぞれのアプローチについて詳しく見ていきましょう。
直接的な表現を使う
新しいテーマへ移るとき、「別件ですが」や「話は変わりますが」といった表現を使うと、テーマが明確に切り替わることがすぐに理解されます。
このような表現は、新しい話題への移行を明確かつ簡潔に示すことができます。
接続詞を利用する（テーマ転換の接続詞）
テーマを切り替える際には、接続詞が非常に役立ちます。
ビジネスメールでは、「さて」、「ところで」、「では」、「それでは」、「次に」、「ときに」、「それはさておき」といった接続詞がよく用いられます。
「また」という接続詞は、追加情報を提示する際に用いられることが多く、テーマを追加するよりは、既存の話題に補足を加える形で使用されます。
メールの初めに複数のテーマを項目立てて示す
「今回は2つのテーマをご案内します。一つ目は〜、次に〜です」といった形式でメールを構成する方法もあります。
この方法を採用することで、「別件ですが」や「さて」といった接続詞を使わなくても、メール内で扱われる複数のテーマが初めから明確にされ、受け手にとっても理解しやすくなります。
ビジネスメールでテーマを効果的に切り替えるには、以上のようなポイントを押さえておくことが重要です。
ビジネスメールで話題を変える際のポイント
新しい話題の意図をはっきりさせる
新しい話題に移るときは、その目的や意図を詳しく説明することが大切です。
明確に異なるトピックであることを示すことで、メッセージの透明性を保ち、相手に内容を理解してもらいやすくなります。
構成を整理する
新しい話題への移行前に、現在の話題をしっかりとまとめます。
以下のようにメールを整理すると、読み手にとって理解しやすいです。
- 時間の流れに沿った整理
- 事項の重要度や範囲に基づいた整理
前の話題とのつながりを示す
新旧の話題のつながりを明示することで、メールの一貫性が保たれます。
関連性がない場合はその点をはっきりさせることで、文章のクリアさが向上します。
新しいメールで話題を変更することを検討
複数の話題を一つのメールで扱うのではなく、新しいメールを作成することが適切な場合もあります。
以下の点を基準に判断しましょう。
- 既存のメールに追記するか、新たにメールを作成するかの選択
- 既存のメールとの関連性や話題の大きさに基づく決定
- タイトルと内容が一致しなくなる、またはメールスレッドが長すぎる場合の対処
ビジネスメールにおける「話は変わりますが」の丁寧な表現
「話は変わりますが」というフレーズは丁寧語として適当です。
その他の表現方法としては以下があります。
- お話は変わりますが
- 話を変えさせていただきますが
- さて、
- 別件ですが
- 尊敬語：相手の行動を敬う表現
- 謙譲語：自分の行動をへりくだって表現
- 丁寧語：礼儀正しく表現する
敬語の詳細については、文化庁 敬語の指針でさらに学ぶことができます。
ビジネスメールの話題転換の要点まとめ
ビジネスメールにおいて話題をスムーズに転換するためには、クリアで整理されたコミュニケーションが不可欠です。
以下に、新しい話題への移行を行う際に注意すべき主要なポイントをまとめました。
新しい話題の目的をはっきりと示す
新しい話題へ移行する前に、その目的や意図を明確に説明しましょう。
これにより、話題の切り替えが受け手にとって理解しやすくなります。
整理された構成を意識する
話題を変える前に、前の話題を適切に締めくくり、新しい話題への移行を自然かつ明瞭にするために、メールの構成を時間の流れや重要度に沿って整理します。
前後の話題とのつながりを明示
新旧の話題間の関連性を示すことで、メールの一貫性が保たれ、受け手が内容をより容易に理解できるようになります。
関連性がない場合は、その点をはっきりと指摘しましょう。
必要に応じて新しいメールを作成
話題が大幅に変わる場合や、メールスレッドが長くなりすぎている場合には、新たなメールを作成することを考慮しましょう。
これにより、メールの目的が明確に保たれ、受け手にとって追いやすくなります。
「話は変わりますが」を適切に使用
「話は変わりますが」というフレーズは丁寧語として適切です。
この表現を含め、様々な表現を使用して、話題のスムーズな転換を図りましょう。
これらのポイントを活用することで、ビジネスメールはより効果的かつプロフェッショナルなものになります。
明確なコミュニケーションがキーとなり、相手への敬意と理解を示す手段となるでしょう。
